Ata de Reunião Código: FOR-DIGES-004-04 (V.00) 
Identificação da Ata Título: 1ª Reunião Ordinária da Comissão Permanente de Avaliação Documental - 2024 Código: FOR-DIGES-004-04 (V.00) 
Reunião: Ordinária Data: 27/02/2024 Horário: 14:19 Local: On-line Pauta Ata da 1ª Reunião Ordinária da CPAD - 2024 (1713992) SEI 0001234-76.2024.8.01.0000 / pg. 1 1. 
1.Apresentação dos novos membros da comissão e atualização do andamento das atividades previstas no plano de ação (evento 1266623) previsto para o biênio 2021/2023. 
2. Apresentação dos instrumentos de gestão documental atualizados nos termos da Resolução nº 324/2020 CNJ, do Manual de Gestão Documental do CNJ (evento 1698316) e demais normas externas e internas aplicáveis. Trata-se dos seguintes documentos: Listagem de eliminação de documentos (evento 1698306), Listagem de eliminação de documentos referente a aprovação de contas (evento 1698308), Termo de eliminação de documentos (evento 1698310) e Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (evento 1698311).
 3. Análise e aprovação dos fluxos de avaliação para processos produzidos, tramitados e encerrados no âmbito da Lei Federal nº 9.099/1995 que disciplina os Juizados Especiais. O fluxo geral de avaliação dos processos do “Juizado Especial Cível” para destinação final (evento 1698313) e o fluxo geral de avaliação dos processos do “Juizado Especial Criminal” para destinação final (evento 1698315) foram elaborados com base nas normas e manuais vigentes (internas e externas) e com base em situações vivenciadas pela nova arquivista contratada, Srª Izabela Mirna. Considerando a especificidade da matéria, solicito que a análise e deliberação deste ponto de pauta seja feito com a participação dos produtores de tais documentos. Tal solicitação se dá pela necessidade de verificarmos o critério prático do fluxo proposto e se ampara no art. 3º da Portaria nº 488/2023 que menciona a Recomendação nº 37/2011 CNJ que disciplina a atuação das CPADs e define "A critério das Comissões, poderão ser convidados a integrá-las servidores das unidades organizacionais, referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento". Neste sentido, considerando o avanço realizado pelos grupos de trabalho para avaliação documental das Comarcas de Feijó e Cruzeiro do Sul, solicito que os representantes dos referidos GTs sejam convidados para discussão deste ponto de pauta em específico, recebendo os materiais com antecência para correta análise. Salienta-se que tais representantes devem ter contato direto com os processos JESPs para ponderações assertivas.
 4. Análise e aprovação do fluxo geral simplificado para avaliação de documentos administrativos e judiciais do TJAC (evento 1702317). 
5. Análise e aprovação do "Plano Ação 14 para o biênio 2024/2026" (evento 1702481). 
6. Deliberação quanto a indicação de dois membros da CPAD para compor a Rede CPADs instituida pelo CNJ. 7. Inclusão da Excelentíssima Juiza-auxiliar da Presidência Zenice Mota, como vice-presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental. Decisões Item Decisão Quem Quando 1 Aprovado. Membros da CPAD. 26/07/2024 2 Aprovado. Membros da CPAD. 26/07/2024 Ata da 1ª Reunião Ordinária da CPAD - 2024 (1713992) SEI 0001234-76.2024.8.01.0000 / pg. 2 3 Encaminhar fluxos de avaliação dos JESPs Cível e Criminal à Juizes gestores dos Juizados Especiais para apreciação e sugestões. Foi estabelecido o prazo de 10 dias para análise dos magistrados, a serem contados a partir do envio dos instrumentos em questão. Presindente da CPAD. Após assinatura da presente Ata. 4 Discutir sobre o instrumento na próxima reunião da CPAD. Membros da CPAD. 25/03/2024 5 Aprovado com ressalvas. A entrega referente a "Minuta de Política de Governança Arquivística Institucional" deverá ser alterada para novembro de 2024. Membros da CPAD. 26/07/2024 6 Aprovado. Restou definido que a servidora Izabela Mirna substituirá a Excelentíssima Desembargadora Eva Evangelista, Presidente da CPAD na Rede CPADs do Conselho Nacional de Justiça. Membros da CPAD. 26/07/2024. 7 Aprovado. 
Restou definido nomeação da Excelentíssima Juiza auxiliar da Presidência Zenice Mota Cardoso como Vice-Presidente da CPAD. Membros da CPAD.
 Decisões Observações Considerando os pontos de pauta 3 e 4, restou definido que a próxima reunião da CPAD ocorrerá em 25 de março de 2024. 
Participantes Nome Excelentíssima Desembargadora Eva Evangelista; Excelentíssima Juiza-auxiliar da Presidência Zenice Mota Cardoso; Servidores (as) Ana Lúcia Cunha e Silva;  José Vicente Almeida de Souza Greice Garcia da Silva Izabela Mirna Pinto Maluf.
Ata da 1ª Reunião Ordinária da CPAD - 2024 (1713992) SEI 0001234-76.2024.8.01.0000 / pg. 3