DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA Nº 32/2024

INTRODUÇÃO

Em conformidade como a Resolução CNJ nº. 468/2021, a fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento do Documento de Oficialização de Demanda pela Área de TIC.

1. IDENTIFICAÇÃO DA ÁREA DEMANDANTE DA SOLUÇÃO	
Unidade Demandante: Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação	
Responsável pela demanda:
Elson Correia de Oliveira Neto	Matricula:
7001778	
E-mail: elson.oliveira@tjac.jus.br	Telefone:	

2. INDICAÇÃO DOS INTEGRANTES DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO	
Integrante Demandante:	
Nome: Elson Correia de Oliveira Neto	
Email: elson.oliveira@tjac.jus.br	Cargo: Diretor	Lotação: DITEC	
Integrante Técnico:	
Nome: Robison Luiz Fernandes	
Email: robison.luiz@tjac.jus.br	Cargo: Técnico Judiciário	Lotação: GESIS	
Integrante Administrativo:	
Nome:	
Email:	Cargo:	Lotação:	

3. IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA	
Formação de registro de preço para contratação de empresa especializada para aquisição de 40 (quarenta) Licenças do sistema de gestão de projetos e fluxos de trabalho - ClickUp Business, para atendimento das demandas de gestão e planejamento de TIC do Poder Judiciário do Estado do Acre.	

Plano Estratégico Institucional: PEI: Perspectiva do Aprendizado e Crescimento. Macrodesafio: Fortalecer a Gestão de TIC.
Objetivo: Definir e executar projetos estratégicos de TIC no TJ, conforme resoluções do CNJ.
Meta: Modernizar a estrutura de TI em 70% até 2026.	
Plano Diretor institucional (PDTIC): O PDTIC é um instrumento que visa direcionar os investimentos e aquisições de bens e serviços de TIC, objetivando maximizar o cumprimento da estratégia institucional 2021/2026, em consonância às normas nacionais do Poder Judiciário e à visão de longo prazo do Poder Judiciário do Estado do Acre.	
Plano de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação Comunicação – PSTIC: A contratação ora pleiteada está prevista no Plano Anual de Contratação 2025.	

4. MOTIVAÇÃO/JUSTIFICATIVA	
A presente proposta de formação de registro de preços para a contratação de 40 (quarenta) licenças do sistema ClickUp Business tem como objetivo principal atender às demandas de gestão e planejamento de TIC do Poder Judiciário do Estado do Acre (PJAC). Essa solução permitirá otimizar os processos internos, promovendo maior controle, transparência e eficiência na execução de projetos e fluxos de trabalho, alinhando-se às melhores práticas de governança e gestão de tecnologia.
Atualmente, o contrato 144/2023 (Processo SEI 0004554-71.2023.8.01.0000), expirado em 20/11/2024, contava com apenas 10 (dez) licenças, o que restringia a gestão de membros dos projetos apenas ao âmbito da DITEC. Com o aumento da quantidade de licenças, há a possibilidade de expandir o quadro de stakeholders dos projetos para servidores oriundos de unidades externas à DITEC, ampliando o alcance e envolvimento dos membros da instituição nos projetos sob gestão da equipe de planejamento.
A Lei nº 14.133/2021, em seu artigo 41, §3º, prevê a possibilidade de indicação de marcas e modelos específicos em contratações públicas, desde que essa prática seja tecnicamente justificada e necessária para atender plenamente às necessidades da Administração. O dispositivo legal estabelece que:

"É vedada a indicação de marcas ou modelos, salvo na hipótese em que determinada marca ou modelo for o único capaz de atender às necessidades da Administração, situação que deverá ser devidamente justificada no processo de contratação."

No caso do ClickUp Business, sua padronização se justifica pelos seguintes fatores técnicos e operacionais:
Continuidade Operacional e Integração – O uso de uma ferramenta já consolidada na gestão de projetos do PJAC evita a necessidade de migração para outro sistema, o que poderia acarretar perda de dados, necessidade de treinamentos adicionais e impacto negativo na produtividade;	

Eficiência e Redução de Custos – A padronização elimina a necessidade de aquisição de múltiplas soluções para a mesma finalidade, reduzindo custos com suporte técnico, treinamento de usuários e integração de sistemas;
Curva de Aprendizado e Adoção da Ferramenta – Como a equipe da DITEC já utiliza o ClickUp Business, a expansão da ferramenta para outras unidades reduz a necessidade de capacitação inicial, garantindo uma adoção rápida e eficiente;
Interoperabilidade e Segurança – A padronização mantém a segurança da informação, assegurando que os projetos sejam gerenciados dentro de um ambiente controlado, seguro e compatível com a governança de TIC do PJAC;
Aderência às Normas de Governança de TI do CNJ – O uso do ClickUp Business está alinhado com a Resolução nº 370/2021 do CNJ, que estabelece diretrizes para a governança e gestão estratégica de TIC no Poder Judiciário;
Aumento da Participação Institucional – Com o acréscimo de licenças, mais unidades do PJAC poderão participar diretamente da gestão dos projetos, promovendo maior integração e transparência no planejamento institucional;
Atendimento às Necessidades Específicas do PJAC – O ClickUp Business já atende integralmente aos requisitos funcionais e técnicos do PJAC, e a substituição por outra solução poderia demandar novas avaliações, aumentar o tempo de maturidade para utilização de seus usuários, configurações personalizadas e possíveis limitações de funcionalidades essenciais.
O ClickUp Business é uma plataforma de gerenciamento que integra múltiplas funcionalidades, incluindo gestão de projetos, monitoramento de tarefas, automação de processos e colaboração em tempo real. Sua adoção é essencial para modernizar as práticas de planejamento e acompanhamento do PJAC, com destaque para:
Centralização de Projetos: Reúne todas as iniciativas em um único ambiente, facilitando a gestão integrada;
Acompanhamento em Tempo Real: Permite monitorar o progresso das tarefas e identificar gargalos de maneira ágil;
Automatização de Fluxos: Reduz erros humanos e aumenta a produtividade por meio de automações customizáveis;
Alinhamento Estratégico: Garante que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos do PJAC;
Gestão de Recursos: Otimiza a alocação de equipes e recursos para atividades prioritárias;
Facilidade de Uso: Interface intuitiva que acelera a adoção e o uso eficaz pelos servidores;
Relatórios Personalizados: Geração de relatórios detalhados para análise de desempenho e tomada de decisão;
Segurança de Dados: Atende aos padrões de proteção e segurança, garantindo a confidencialidade das informações.	

A contratação do ClickUp Business se justifica pela sua capacidade de modernizar a gestão de projetos e fluxos de trabalho, promovendo maior eficiência operacional e transparência nas atividades de TIC do PJAC. Com base no artigo 41, §3º da Lei nº 14.133/2021, a padronização do ClickUp Business se justifica pela necessidade de manter a continuidade dos serviços, garantir eficiência operacional, reduzir custos e evitar impactos negativos decorrentes da migração para outra ferramenta. Portanto, a contratação de licenças adicionais para expandir o uso da plataforma dentro do PJAC é uma decisão estratégica e tecnicamente fundamentada, que assegura maior produtividade, transparência e alinhamento com as diretrizes do CNJ para a modernização da gestão pública. Essa iniciativa está em consonância com o Plano Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação, atendendo aos princípios de economicidade, eficiência e inovação. Sua implementação permitirá que o PJAC alcance melhores resultados no cumprimento de suas demandas institucionais e no atendimento à sociedade.

5. RESULTADOS A SEREM ALCANÇADO COM A CONTRATAÇÃO
A contratação de licenças do ClickUp Business oferece benefícios alinhados à Resolução nº 370/2021 do CNJ, que estabelece diretrizes para a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação (ENTIC-JUD). Os resultados esperados reforçam o compromisso do PJAC com a modernização e eficiência, destacando-se:
Otimização da gestão de projetos e fluxos de trabalho, em conformidade com padrões nacionais, objetivando maior controle sobre prazos e entregas;
Centralização das atividades de planejamento e fluxos de trabalho em uma única plataforma; Maior transparência e governança, atendendo às exigências do CNJ;
Automação de processos e redução de custos;
Fortalecimento da segurança da informação e proteção de dados sensíveis; Maior eficiência na alocação de recursos humanos e materiais;
Conformidade com os princípios de economicidade e inovação tecnológica estabelecidos pelo ENTIC- JUD;
Acompanhamento integrado de iniciativas estratégicas do Poder Judiciário; Relatórios e métricas alinhados à prestação de contas e metas institucionais;
Melhoria na comunicação e colaboração entre equipes de TIC e gestão administrativa.
Esses resultados promovem a integração tecnológica e a eficiência operacional, elementos fundamentais para o sucesso do PJAC no cumprimento de suas funções institucionais.

Elson Correia de Oliveira Neto
Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação

Rio Branco - Acre, 11 de dezembro de 2024

Encaminhe-se à autoridade competente da Área Administrativa, que deverá:
I.	Decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratação;
II.	Indicar o Integrante Administrativo para composição da Equipe de Planejamento da Contratação, quando da continuidade da contratação;

ENCAMINHAMENTO

Documento assinado eletronicamente por ROBISON LUIZ FERNANDES, em 06/03/2025 às 09:51:51.

Documento assinado eletronicamente por ELSON CORREIA DE OLIVEIRA NETO, Diretor(a) da DITEC em 28/02/2025 às 08:25:25.

Para conferir a autenticidade do documento, utilize um leitor de QRCode ou acesse o endereço http://appgrp.tjac.jus.br/grp/acessoexterno/programaAcessoExterno.faces?codigo=670270 e informe a chancela T1VO.MDIJ.TNZD.IM8A