ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR(TIC) Nº 25/2024

Processo Administrativo nº 2024-412

Formação de registro de preços para contratação de empresa especializada para aquisição de 40 (quarenta) Licenças do sistema de gestão de projetos e fluxos de trabalho - ClickUp Business, para atendimento das demandas de gestão e planejamento de TIC deste Tribunal de Justiça do Acre.

Rio Branco, dezembro de 2024

ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR DA CONTRATAÇÃO

1.	OBJETO
Formação de registro de preços para contratação de empresa especializada para aquisição de 40 (quarenta) Licenças do sistema de gestão de projetos e fluxos de trabalho - ClickUp Business, para atendimento das demandas de gestão e planejamento de TIC deste Tribunal de Justiça do Acre.

2.	NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO
2.1.	Introdução
O presente estudo objetiva registrar a necessidade da contratação de 40 (quarenta) licenças do sistema de gestão de projetos e fluxos de trabalho ClickUp Business para atendimento das demandas de gestão e planejamento de TIC do Poder Judiciário do Estado do Acre (PJAC). Essa solução tecnológica é essencial para otimizar os processos administrativos, melhorar a eficiência operacional e atender aos princípios de economicidade, transparência e inovação.
2.2.	Justificativa Técnica
O ClickUp Business é uma ferramenta moderna que permite a gestão integrada de projetos, automação de fluxos de trabalho, monitoramento em tempo real e geração de relatórios personalizados. Sua implementação está diretamente alinhada à Resolução nº 370/2021 do CNJ, que estabelece diretrizes para a modernização e eficiência da tecnologia da informação no âmbito do Poder Judiciário.
Pontos de destaque:
Centralização de Projetos: Reúne todas as iniciativas estratégicas em um único ambiente, facilitando o planejamento e o controle;
Acompanhamento em Tempo Real: Permite monitorar o progresso de tarefas e ajustar prioridades de forma ágil; Automatização de Processos: Reduz a incidência de erros humanos e promove a padronização de fluxos de trabalho;
Segurança da Informação: A solução atende a padrões rigorosos de proteção de dados, garantindo confidencialidade e integridade;
Relatórios Detalhados: Facilita a tomada de decisões por meio de métricas e indicadores alinhados às metas institucionais.

2.3.	Da Necessidade de Padronização
A padronização da ferramenta de gestão de projetos e fluxos de trabalho no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Acre (PJAC) se faz necessária para garantir a continuidade e a eficiência na administração dos projetos institucionais, especialmente considerando a evolução das demandas e a necessidade de inclusão de novos stakeholders no processo de planejamento e execução. O contrato nº 144/2023 (Processo SEI 0004554-71.2023.8.01.0000) contemplava apenas 10 (dez) licenças do ClickUp Business, restringindo sua utilização ao quadro da Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DITEC). Com a expansão do número de licenças, será possível incluir servidores de outras unidades do PJAC, ampliando o alcance das atividades de planejamento, acompanhamento e execução dos projetos estratégicos da instituição.
A Lei nº 14.133/2021, em seu artigo 41, §3º, prevê a possibilidade de indicação de marcas e modelos específicos em contratações públicas, desde que essa prática seja tecnicamente justificada e necessária para atender plenamente às necessidades da Administração. O dispositivo legal estabelece que:

"É vedada a indicação de marcas ou modelos, salvo na hipótese em que determinada marca ou modelo for o único capaz de atender às necessidades da Administração, situação que deverá ser devidamente justificada no processo de contratação."

No caso do ClickUp Business, sua padronização se justifica pelos seguintes fatores técnicos e operacionais:
Continuidade Operacional e Integração – O uso de uma ferramenta já consolidada na gestão de projetos do PJAC evita a necessidade de migração para outro sistema, o que poderia acarretar perda de dados, necessidade de treinamentos adicionais e impacto negativo na produtividade;
Eficiência e Redução de Custos – A padronização elimina a necessidade de aquisição de múltiplas soluções para a mesma finalidade, reduzindo custos com suporte técnico, treinamento de usuários e integração de sistemas;
Curva de Aprendizado e Adoção da Ferramenta – Como a equipe da DITEC já utiliza o ClickUp Business, a expansão da ferramenta para outras unidades reduz a necessidade de capacitação inicial, garantindo uma adoção rápida e eficiente; Interoperabilidade e Segurança – A padronização mantém a segurança da informação, assegurando que os projetos sejam gerenciados dentro de um ambiente controlado, seguro e compatível com a governança de TIC do PJAC;
Aderência às Normas de Governança de TI do CNJ – O uso do ClickUp Business está alinhado com a Resolução nº 370/2021 do CNJ, que estabelece diretrizes para a governança e gestão estratégica de TIC no Poder Judiciário;
Aumento da Participação Institucional – Com o acréscimo de licenças, mais unidades do PJAC poderão participar diretamente da gestão dos projetos, promovendo maior integração e transparência no planejamento institucional;
Atendimento às Necessidades Específicas do PJAC – O ClickUp Business já atende integralmente aos requisitos funcionais e técnicos do PJAC, e a substituição por outra solução poderia demandar novas avaliações, aumentar o tempo de maturidade para utilização de seus usuários, configurações personalizadas e possíveis limitações de funcionalidades essenciais.
Diante dos fatores apresentados e com base no artigo 41, §3º da Lei nº 14.133/2021, a padronização do ClickUp Business se justifica pela necessidade de manter a continuidade dos serviços, garantir eficiência operacional, reduzir custos e evitar impactos negativos decorrentes da migração para outra ferramenta.
2.4.	Relevância da Contratação
A contratação das licenças se justifica pela crescente demanda por ferramentas robustas e integradas de gestão, frente à complexidade das operações administrativas e técnicas do PJAC. Além disso, o sistema ClickUp Business proporcionará os seguintes resultados:
Otimização da alocação de recursos humanos e materiais;
Melhoria na comunicação entre as equipes e no acompanhamento de atividades estratégicas; Redução do retrabalho por meio da automação de processos repetitivos;
Acompanhamento transparente e em tempo real das metas de TIC;
Conformidade com os objetivos do ENTIC-JUD (Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário);
Maior controle sobre prazos e entregas, evitando atrasos em projetos críticos; Redução de custos operacionais associados à gestão descentralizada de tarefas; Facilidade na prestação de contas com relatórios detalhados e métricas personalizadas.
2.5.	Alinhamento Estratégico e Necessidade Urgente
A adoção do ClickUp Business contribui de substancialmente nas atividades de gestão do portifólio de projetos sob responsabilidade da DITEC e das demais unidades envolvidas, auxiliando no alinhamento com o Planejamento Estratégico do PJAC 2021-2026 e com o

Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTIC 2021-2026), e ainda, que a ferramenta contempla recursos mais modernos e compatíveis com as melhores práticas de gestão de projetos existentes no mercado, tais como as metodologias Agil, Kanban, Scrum e frameworks COBIT e ITIL
Também contribui no cumprimento do Plano Plurianual de metas do tribunal. O uso de uma ferramenta integrada como esta é imprescindível para lidar com as demandas crescentes de gestão, especialmente diante de um cenário de transformação digital e maior exigência de eficiência por parte dos órgãos reguladores, .
A urgência dessa contratação também se justifica pela necessidade de fortalecer a governança de TIC e garantir a continuidade dos serviços jurisdicionais, alinhando-se aos princípios da Lei nº 14.133/2021, em especial a economicidade, eficiência e inovação.
A contratação das licenças do sistema ClickUp Business é uma medida estratégica e necessária para aprimorar a gestão de projetos e fluxos de trabalho no PJAC. Sua implementação permitirá não apenas atender às demandas administrativas e operacionais, mas também elevará a qualidade e a transparência na gestão de TIC, promovendo o alcance das metas estratégicas e a melhor prestação de serviços à sociedade.

3.	DESCRIÇÃO DE REQUISITOS.
3.1.	Requisitos Funcionais
Gestão de Projetos e Fluxos de Trabalho: A ferramenta deve permitir o gerenciamento integrado de projetos e fluxos de trabalho com monitoramento em tempo real;
Automação de Processos: Funcionalidades que automatizem tarefas repetitivas para otimizar o tempo e minimizar erros; Gerenciamento de Recursos: Disponibilidade de módulos para alocação e acompanhamento eficiente de recursos humanos e materiais;
Relatórios Personalizados: Possibilidade de gerar relatórios detalhados e indicadores de desempenho customizados;
Integração de Equipes: Recurso de colaboração que permita a comunicação eficiente entre os membros das equipes e stakeholders.
3.2.	Requisitos Não Funcionais

Interface Intuitiva: O sistema deve possuir uma interface amigável, acessível e de fácil navegação para servidores com diferentes níveis de experiência técnica;
Segurança de Dados: Garantia de conformidade com as normas de proteção de dados, incluindo a LGPD, com armazenamento seguro de informações;
Disponibilidade e Escalabilidade: O sistema deve estar disponível 99,9% do tempo e suportar crescimento das demandas futuras sem interrupções;
Suporte Técnico: O fornecedor deve oferecer suporte técnico contínuo, incluindo atualizações e treinamento para os usuários.

3.3.	Requisitos de Integração

Integração com sistemas existentes de TIC do PJAC, permitindo comunicação fluida entre plataformas já em uso; Compatibilidade com sistemas operacionais amplamente utilizados, como Windows, macOS e Android/iOS.
3.4.	Requisitos de Contratação

Licenciamento anual com possibilidade de renovação ou licenças perpétuas para 40 (quarenta);

Disponibilidade de suporte técnico em português;
Adesão aos princípios de economicidade e inovação previstos na Lei nº 14.133/2021.

4.	ANÁLISE DE MERCADO
Considerando a necessidade de contratação de empresa especializada para aquisição de 40 (quarenta) Licenças do sistema de gestão de projetos e fluxos de trabalho - ClickUp Business, para atendimento das demandas de gestão e planejamento de TIC deste Tribunal de Justiça do Acre, a análise de mercado adequada, será feita por meio de cotações e construção do mapa de preços pela GECON, deverão ser adotados os seguintes parâmetros conforme estabelecido na Instrução Normativa nº 5, de 27 de junho de 2014, alterada pela Instrução Normativa nº 3, de 20 de abril de 2017, que dispõem sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisa de preços:
Art. 2º A pesquisa de preços será conduzida com base nos seguintes parâmetros:
I	- Utilização do Painel de Preços disponível no endereço eletrônico http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;
II	- Análise de contratações similares realizadas por outros entes públicos, em execução ou concluídas nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços;
III	- Investigação em mídias especializadas, sítios eletrônicos especializados ou de amplo domínio, desde que contenham data e hora de acesso;
IV	- Consulta direta aos fornecedores, desde que as datas das pesquisas não diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.
§1º Os parâmetros mencionados neste artigo podem ser combinados ou utilizados de forma isolada, priorizando-se aqueles mencionados nos incisos I e II. Deve ser demonstrada no processo administrativo a metodologia utilizada para a obtenção do preço de referência.
§2º Para determinar o preço de referência para a contratação, serão consideradas a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, provenientes de um ou mais dos parâmetros mencionados neste artigo, excluindo-se valores inexequíveis e excessivamente elevados.
Esses parâmetros serão aplicados de forma a garantir a adequada fundamentação da contratação por licitação, na modalidade pregão eletrônico, em conformidade com a legislação vigente e as diretrizes estabelecidas para a pesquisa de preços.

5.	DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO
A solução proposta consiste na formação de registro de preços para a contratação de 40 (quarenta) licenças do sistema ClickUp Business, uma ferramenta de gestão de projetos e fluxos de trabalho que integra funcionalidades essenciais para o planejamento, execução e monitoramento de atividades do Poder Judiciário do Estado do Acre (PJAC).
O ClickUp Business oferece recursos avançados como automação de processos, colaboração em equipe, controle de prazos e geração de relatórios personalizados. Sua interface intuitiva permite o alinhamento das iniciativas do tribunal às diretrizes estabelecidas pela Resolução nº 370/2021 do CNJ, otimizando o desempenho e promovendo a transparência nas ações.
A solução também possibilita a centralização de informações e a segurança de dados, alinhando-se à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e garantindo escalabilidade para atender às crescentes demandas de TIC no PJAC.

6.	ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO
MAPA DE PREÇO SERÁ CONFECCIONADO PELA GECON

7.	ALINHAMENTO AO PLANO INSTITUCIONAL
A presente solicitação está alinhada ao Planejamento Estratégico Institucional – PEI:
Perspectiva do Aprendizado e Crescimento; Macrodesafio: Fortalecer a Gestão de TIC;
Objetivo: Definir e executar projetos estratégicos de TIC no TJ, conforme resoluções do CNJ; Meta: Modernizar a estrutura de TI em 70% até 2026.

8.	RESULTADOS PRETENDIDOS
A contratação de licenças do ClickUp Business oferece benefícios alinhados à Resolução nº 370/2021 do CNJ, que estabelece diretrizes para a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação (ENTIC-JUD). Os resultados esperados reforçam o compromisso do PJAC com a modernização e eficiência, destacando-se:
Otimização da gestão de projetos e fluxos de trabalho, em conformidade com padrões nacionais, objetivando maior controle sobre prazos e entregas;
Centralização das atividades de planejamento e fluxos de trabalho em uma única plataforma; Maior transparência e governança, atendendo às exigências do CNJ;
Automação de processos e redução de custos;
Fortalecimento da segurança da informação e proteção de dados sensíveis; Maior eficiência na alocação de recursos humanos e materiais;
Conformidade com os princípios de economicidade e inovação tecnológica estabelecidos pelo ENTIC-JUD; Acompanhamento integrado de iniciativas estratégicas do Poder Judiciário;
Relatórios e métricas alinhados à prestação de contas e metas institucionais;
Melhoria na comunicação e colaboração entre equipes de TIC e gestão administrativa.

Esses resultados promovem a integração tecnológica e a eficiência operacional, elementos fundamentais para o sucesso do PJAC no cumprimento de suas funções institucionais.

9.	ANÁLISE DE RISCO
9.1.	Riscos Técnicos
Falta de Compatibilidade com Sistemas Existentes
Descrição: O sistema pode não se integrar plenamente às plataformas atuais do PJAC.
Mitigação: Realizar análise de compatibilidade prévia e exigir suporte técnico durante a implementação.

Indisponibilidade da Solução
Descrição: Interrupções no serviço poderiam comprometer a gestão de projetos.
Mitigação: Garantir no contrato um SLA (Acordo de Nível de Serviço) com disponibilidade mínima de 99,9%.

9.2.	Riscos Operacionais

Dificuldade de Adaptação dos Usuários
Descrição: Resistência ou dificuldade em adotar a nova ferramenta.
Mitigação: Promover treinamentos contínuos e acompanhamento inicial.
Dependência do Fornecedor
Descrição: O tribunal pode depender excessivamente do suporte técnico do fornecedor.
Mitigação: Incluir cláusulas contratuais que garantam suporte técnico contínuo e treinamento dos administradores internos.

9.3.	Riscos Financeiros

Custo Superior ao Previsto
Descrição: Despesas adicionais relacionadas a personalizações ou integrações não planejadas.
Mitigação: Prever contingência orçamentária e detalhar escopo no contrato.
Renovação com Aumento de Custos
Descrição: Elevação do valor das licenças após o término do contrato inicial.
Mitigação: Estabelecer política de renovação com cláusulas de reajuste previamente negociadas.

9.4.	Riscos Jurídicos

Conformidade com a LGPD
Descrição: Possibilidade de uso inadequado ou vazamento de dados sensíveis.
Mitigação: Garantir que a solução atenda à LGPD e exija relatórios de conformidade do fornecedor.

9.5.	Riscos Estratégicos

Desalinhamento com as Metas Institucionais
Descrição: O sistema pode não atender plenamente às necessidades estratégicas do PJAC.
Mitigação: Realizar reuniões de alinhamento pré-contratação e revisões periódicas pós-implementação.

Essa análise proporciona uma base para mitigação preventiva e gestão eficiente de riscos durante a implementação e operação da solução.

10.	MATRIZ DE RISCO
Para cada risco identificado, foram relacionados os potenciais danos (impactos) que a ocorrência do evento pode provocar, bem como a sua probabilidade de ocorrer. Para cada risco identificado, foi ponderada a probabilidade de ocorrência com impacto do dano potencial através de uma escala de pesos de 5, 10 e 15, multiplicando-se os pesos atribuídos à probabilidade e à severidade do impacto. Quanto mais alto o produto desta matriz, maior é o risco e, por sua vez, maior atenção é exigida para tratá-lo.
Como forma de estimativa, o nível do risco foi obtido a partir da seguinte matriz de Probabilidades e Danos:

Matriz de Probabilidades e Danos	
	Probabilidades	
	Baixa (5)	Média (10)	Alta (25)	

Impacto	Baixa (5)	25	50	75	
	Média (10)	50	100	750	
	Alta (25)	75	150	225	

10.1 Análise de Risco - AR

Risco Identificado	Potenciais Danos (Impactos)	Probabilidade	Impacto	Nível de Risco	Medidas de Mitigação	
Falta de Compatibilidade com Sistemas Existentes	Interrupções ou falhas na integração com sistemas atuais	
Média (10)	
Médio (10)	
Alto (150)	Realizar análise de compatibilidade prévia e exigir suporte técnico durante a implementação	
Indisponibilidade da Solução	Paradas na gestão de projetos, atrasos em entregas	
Baixa (5)	
Alto (15)	
Médio (75)	Garantir no contrato um SLA (Acordo de Nível de Serviço) com disponibilidade mínima de 99,9%	
Dificuldade de Adaptação dos Usuários	Lentidão na adoção, retrabalho e baixa produtividade	
Média (10)	
Alto (15)	
Médio (100)	Promover treinamentos contínuos e acompanhamento inicial	

Dependência do Fornecedor	Atrasos no suporte, maior tempo de resolução de problemas	
Média (10)	
Médio (10)	
Médio (100)	Incluir cláusulas contratuais que garantam suporte técnico contínuo e treinamento dos administradores internos.	
Custo Superior ao Previsto	Despesas extras, comprometendo o orçamento de TIC	
Baixa (5)	
Alto (15)	
Médio (75)	Prever contingência orçamentária e detalhar escopo no contrato	
Renovação com Aumento de Custos	Reajustes elevados, inviabilizando continuidade	
Baixa (5)	
Alto (15)	
Baixo (50)	Estabelecer política de renovação com cláusulas de reajuste previamente negociadas	
Conformidade com a LGPD	Penalidades legais e prejuízos à reputação institucional	
Baixa (5)	
Médio (10)	
Médio (75)	Garantir que a solução atenda à LGPD e exija relatórios de conformidade do fornecedor	
Desalinhamento com as Metas Institucionais	Projetos não atendem às demandas estratégicas do PJAC	
Baixa (5)	
Médio (10)	
Baixo (50)	Realizar reuniões de alinhamento pré- contratação e revisões periódicas pós- implementação	

11.	ADERÊNCIA DAS SOLUÇÕES DISPONÍVEIS ÀS POLÍTICAS DO GOVERNO

REQUISITOS	SIM	NÃO	NÃO APLICA	
A Solução encontra-se implantada em outro órgão ou entidade da Administração Pública?	X			
A Solução está disponível no Portal do Software Público Brasileiro?		X		
A Solução é um software livre ou software público?		X		
A Solução é aderente às políticas, premissas e Especificações técnicas definidas pelos Padrões e PING, e-MAG?			
X	
A Solução é aderente às regulamentações da ICP Brasil			X	
A Solução é aderente às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-Jus)?			

X	

12.	NORMATIVOS QUE DISCIPLINAM OS SERVIÇOS/AQUISIÇÃO
Os procedimentos de aquisição e planejamento elaborados serão executados conforme o disposto na legislação e normativas que regem o processo licitatório e as regras de elaboração da fundamentação da demanda e da documentação técnica.
A contratação prevista neste termo tem amparo legal na Lei nº 14.133, de 1 de abril de 2021 e nos Decretos Estaduais nº 5.965, nº 5.967 e nº 5.972, de 30 de dezembro de 2010.
Resolução nº 370, de 28 de janeiro de 2021, que estabelece a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD).
Resolução nº 396, de 7 de junho de 2021, que institui a Estratégia Nacional de Segurança Cibernética do Poder Judiciário (ENSEC- PJ).
Bem como o conjunto de diretrizes contempladas pelo Protocolo de Prevenção de Incidentes Cibernéticos do Poder Judiciário (PPINC-PJ), sendo funções básicas deste, identificar, proteger, detectar, responder e recuperar. Tal protocolo, contempla um conjunto de princípios críticos que assegurem a construção de sistema de segurança cibernética eficaz.
Além de estar alinhado ao Plano Diretor de TI (PDTIC), estando inserido no Plano de Continuidade de Serviços de TI.
O presente projeto faz parte do conjunto de ações de TI que serão desenvolvidas pela Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação - DITEC e está previsto no Plano de Aquisições e Contratações de TI.

13.	PROVIDÊNCIAS PARA ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE DO ÓRGÃO
Não serão necessárias adequações de logística e/ou infraestrutura, contudo, haverá necessiade de providências de adequação de pessoal, a qual será amenizada com a utilização das horas técnicas de treinamento, já no eixo procedimental e regimental, há a necessidade avaliação da alta administração.

14.	DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO

Nome	Cargo	Setor	
Elson Correia de Oliveira Neto	Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação	DITEC	
Robison Luiz Fernandes	Técnico Judiciário	GESIS	

15.	DECLARAÇÃO DE VIABILIDADE
Após análise técnica e estratégica, conclui-se que a contratação das licenças do sistema ClickUp Business para o Tribunal de Justiça do Estado do Acre é plenamente viável.
A solução atende às demandas identificadas neste Estudo Técnico Preliminar (ETP), promovendo eficiência, transparência e alinhamento estratégico às metas institucionais e normativas, em conformidade com a Resolução nº 370/2021 do CNJ.
Além disso, o investimento está dentro dos parâmetros orçamentários previstos e permitirá ganhos expressivos na gestão de projetos e fluxos de trabalho, fortalecendo a governança de TIC e a entrega de serviços de qualidade.

Documento assinado eletronicamente por ROBISON LUIZ FERNANDES, em 06/03/2025 às 09:51:49.

Documento assinado eletronicamente por ELSON CORREIA DE OLIVEIRA NETO, Diretor(a) da DITEC em 28/02/2025 às 08:25:40.

Para	conferir	a	autenticidade	do	documento,	utilize	um	leitor	de	QRCode	ou	acesse	o	endereço
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