AUDITORIA INTERNA DE CONFORMIDADE NA SECRETARIA DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANÇAS

 Avaliação dos lançamentos contábeis quanto a regularidade na instrução e legalidade dos procedimentos

Relatório Técnico 

Rio Branco – Acre
2025

Relatório Técnico

Ref.: Auditoria na Secretaria de Gestão Orçamentária e Finanças
Assunto: Lançamentos contábeis, execução orçamentária e conformidade documental

Excelentíssimo Senhor Presidente,

Considerando a relevância dos procedimentos contábeis e orçamentários afetos à Secretaria de Gestão Orçamentária e Finanças, tais como lançamentos contábeis, execução de obras, acompanhamento de contratos e conformidade documental, justifica-se a realização da presente Auditoria na SEGOF.
Dessa forma, apresenta-se o Relatório de Auditoria com o objetivo de verificar a conformidade entre a legislação vigente e os atos praticados pelo Tribunal de Justiça do Estado do Acre, abrangendo os eventos ocorridos no período de janeiro a maio de 2025, bem como fatos posteriores com reflexos no exercício de 2025, conforme programação constante na matriz de planejamento anexa.
Cumpre destacar que, em observância ao disposto no art. 53 da Resolução CNJ n° 309/2020, a AUDIN encaminhou à unidade auditada o relatório preliminar, concedendo-lhe a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas sobre os atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade, tendo havido manifestação formal da SUCON, conforme Relatório ID n° 2230705 e SUEXE, conforme Relatório ID n° 2232558.

1.	INTRODUÇÃO

O trabalho foi desenvolvido na sede do Tribunal de Justiça do Estado do Acre, nos meses de janeiro a maio de 2025, e com acompanhamento posterior no corrente ano. Os exames foram efetuados de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao serviço público bem como leis atinentes ao caso auditado.
O objetivo foi emitir opinião acerca do desempenho da área auditada, através da análise de suas atividades ou funções, gerando informações que facilitem a tomada de decisão dos responsáveis pela supervisão ou pela iniciativa de ações corretivas, visando solucionar problemas ou preveni-los evitando demandas desnecessárias e infrações administrativas.
Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou extensão de nossos trabalhos. Os procedimentos para execução dos exames de auditoria foram aplicados de acordo com a natureza e atividade da unidade auditada e abrangeram suas áreas de atuação.

2.	LEGISLAÇÃO E REGULAMENTOS ATINENTES À MATÉRIA

Norma	Assunto	
MCASP - 10ª edição	Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público	
NBC TSP	Normas Brasileiras de Contabilidade do Setor Público	
PCASP	Plano de Contas Aplicado ao Setor Público	
Lei nº 4.320/1964	Normas Gerais de Direito Financeiro	
Lei nº 14.133/2021	Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos	
LC nº 123/2006	Estatuto da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte	
IN RFB nº 1.234/2012	Instrução Normativa da Receita Federal	
LC Municipal nº 1.508/2003	Código Tributário Municipal de Rio Branco/AC	
3.	UNIDADES ENVOLVIDAS COM AS ATIVIDADES AUDITADAS

Conforme a Resolução n° 180/2013 do Tribunal Pleno Administrativo, participaram dos procedimentos, referentes à auditoria, nos limites de suas atribuições:
•	Subsecretaria de Contabilidade (SUCON);
•	Divisão de Controle Interno de Execução Financeira (DICIN);
•	Divisão de Planejamento de Contratações (DICON);
•	Divisão de Planejamento e Acompanhamento Orçamentário (DIACO);
•	Subsecretaria de Infraestrutura (SUINF);
•	Divisão de Execução de Obras e Reformas (DIORE).
4.	ESCOPO DO TRABALHO

Trata-se de uma ação ordinária prevista no Plano Anual de Auditoria - PAA, exercício 2025, cuja finalidade é analisar a conformidade dos lançamentos contábeis, a execução orçamentária, com enfoque nas seguintes contas contábeis:
1.2.3.2.1.06.01.00.00.00 - OBRAS EM ANDAMENTO
1.2.3.2.1.06.05.00.00.00 - ESTUDOS E PROJETOS
1.2.3.2.1.06.06.00.00.00 - INSTALAÇÕES
2.1.3.1.1.01.01.00.00.00 - FORNECEDORES NÃO PARCELADOS A PAGAR
6.3.1.1.0.00.00.00.00.00 - RP NÃO PROCESSADOS A LIQUIDAR
6.3.1.3.0.00.00.00.00.00 - RP NÃO PROCESSADOS LIQUIDADOS A PAGAR
8.1.2.3.1.02.01.00.00.00 - CONTRATOS DE SERVIÇOS A EXECUTAR
8.1.2.3.1.02.02.00.00.00 - CONTRATOS DE SERVIÇOS EXECUTADOS
8.2.1.1.2.00.00.00.00.00 - DISPONIBILIDADE DESTINADA A RECURSOS COMPROMETIDOS POR EMPENHO
A auditoria se restringiu na verificação do contexto documental, aspectos contábeis e patrimoniais.

5.	DOCUMENTOS ANALISADOS
•	Notas Fiscais Eletrônicas (NFE) de produtos e serviços;
•	Relatório fotográficos e de engenharia;
•	Relatório Técnico de Medição;
•	Volume Único do Projeto com orçamentos e memória de cálculo;
•	Livro Razão Contábil;
•	Livro Diário;
•	Balanço Contábil.

5.1 EXAME TÉCNICO
5.1.1 Aspectos Contábeis e Patrimoniais

O processo de contabilização dos contratos em execução desempenha papel essencial para garantir a transparência, a regularidade e o controle patrimonial da entidade. Observou-se que a equipe contábil tem desenvolvido esforços relevantes no registro das operações, o que permite acompanhar a execução contratual. Contudo, a análise apontou a necessidade de aprimoramento nos procedimentos de reconhecimento, mensuração e evidenciação dos fatos contábeis relacionados ao contrato, para maior aderência às boas práticas e à legislação vigente.
Identificou-se também que os controles internos aplicados ao acompanhamento contratual apresentam fragilidades, o que pode reduzir a efetividade do monitoramento da execução e dificultar a tomada de decisões tempestivas. Esse cenário não invalida o trabalho realizado, mas evidencia a necessidade de ajustes nos processos, de forma a fortalecer a rastreabilidade e a confiabilidade das informações.
No tocante às notas fiscais apresentadas, verificou-se que a NFS-e nº 3, emitida em 14/01/2025, que posteriormente foi substituída pela NFS-e nº 4, emitida em 03/02/2025 pela empresa Interface Automação Industrial Ltda, demonstrando ser optante pelo Simples Nacional, foi registrada no município de Betim/MG, embora o contrato seja referente a serviços executados em Rio Branco/AC, local da efetiva prestação do serviço.
Dessa forma, trata-se de um pagamento de R$ 160.415,58 (cento e sessenta mil, quatrocentos e quinze reais e cinquenta e oito centavos), relativo à 3ª medição (39,17% do contrato). Consta na nota a natureza da operação como "instalação de máquinas e equipamentos industriais", vinculada à obra de construção de estrutura para elevador externo e substituição de elevadores internos no Fórum Criminal da Cidade da Justiça.
No entanto, observou-se que a nota não apresenta descrição segregada dos gastos com pessoal e materiais, apresentando apenas o valor global, o que compromete a transparência das informações, sendo que o Boletim da 2ª Medição e 3ª Medição de Serviços, demonstra que ocorreu gastos com pessoal (vigia, mestre de obras, apontador, engenheiro civil e engenheiro mecânico) no valor de R$ 64.074,50 (sessenta e quatro mil, setenta e quatro reais e cinquenta centavos), e o restante de gastos com material R$ 96.341,08 (noventa e seis mil, trezentos e quarenta e um reais e oito centavos). Contudo, a nota fiscal referida não aponta tal critério de detalhamento, sendo necessário para classificações de impostos e transparência.
A NF-e nº 1124, série 1, emitida em 11/02/2025, também pela Interface Automação Industrial Ltda, refere-se ao fornecimento de elevadores PNE - acessibilidade. O valor total é de R$ 539.406,34 (quinhentos e trinta e nove mil, quatrocentos e seis reais e trinta e quatro centavos), correspondente ao fornecimento de dois equipamentos, discriminados apenas como itens de mercadoria. Nos "dados adicionais" há referência à administração local (R$ 10.251,82) e à parcela de fornecimento e instalação de elevadores (R$ 529.154,52), conforme cronograma físico-financeiro do contrato.
Além disso, a nota também não diferencia os custos de mão de obra e materiais, mantendo a mesma limitação identificada na NFS-e nº 4, qual seja a ausência de detalhamento.
Já a 4ª medição, assinada em 19/02/2025, detalha valores compatíveis com a NF-e nº 1124, reforçando que o montante de R$ 539.406,34 (quinhentos e trinta e nove mil, quatrocentos e seis reais e trinta e quatro centavos) corresponde a parcelas do cronograma vinculadas ao fornecimento e instalação de elevadores. A planilha de medição indica expressamente a composição entre administração local e elevadores, mas não há detalhamento sobre a proporção entre gastos com pessoal e materiais utilizados, levando a fragilidade da transparência e também o não recolhimento de ISS, que se trata da questão de gastos com pessoal.
Assim, tanto nas notas fiscais quanto nas medições, observa-se a ausência de discriminação clara entre custos de mão de obra e materiais, o que dificulta a rastreabilidade contábil e a análise de conformidade dos gastos. A emissão da NFS-e nº 4 em município diverso da execução do contrato (Betim/MG em vez de Rio Branco/AC) fragiliza ainda mais a conjuntura, sendo necessária a regularização documental, bem como a padronização dos procedimentos de emissão e conferência, levando maior confiabilidade.

5.1.2 Manifestação da Auditada

Após a emissão do Relatório Preliminar de Auditoria, a Secretaria de Gestão Orçamentária e Finanças (SEGOF) apresentou manifestação indicando disposição para aperfeiçoar os procedimentos relativos à execução financeira e contratual. Em seguida, a SUCON e a SUEXE também se manifestaram, buscando esclarecer os pontos levantados.
Assim, registra-se que os esclarecimentos prestados, ainda que reconheçam a existência de procedimentos operacionais, não afastam as constatações técnicas de que faltam controles formalizados, segregação adequada de informações e fluxos integrados que assegurem plenamente a rastreabilidade e a confiabilidade dos registros contábeis.
Dessa forma, apresenta-se abaixo a análise consolidada destas manifestações, com a posição final da Auditoria Contábil, cuja conclusão já se encontra integrada a cada aspecto analisado:
a) Emissão de NFS-e em município distinto do local da execução – análise da manifestação: Reconhece-se que a legislação tributária (LC 116/2003) autoriza a emissão de notas fiscais no domicílio do prestador de serviços, com retenção tributária efetuada no local da prestação do serviço. Nesses termos, a Auditoria Interna entende como adequada a justificativa apresentada pela área auditada, considerando que as notas fiscais analisadas se encontram em conformidade com a legislação tributária vigente, pois trouxe no rol que a prestação de serviços foi realizada na localidade do município de Rio Branco - Acre. Ressalva-se, contudo, a recomendação de implementação de checklist formal na recepção de documentos fiscais, para evitar retrabalhos administrativos e fortalecer os procedimentos de conferência documental prévia à contabilização.

b) Ausência de detalhamento entre mão de obra e materiais – análise da manifestação: Embora a SUEXE declare que as notas fiscais de outros processos contenham discriminações detalhadas, no processo auditado a NFS-e nº 4 e a NF-e nº 1124 apresentam apenas valores globais, sem a devida segregação entre materiais, serviços e componentes de obra. Tal ausência compromete a rastreabilidade contábil, reduz a transparência da execução contratual e prejudica a segurança da liquidação da despesa, razão pela qual se mantém o achado preliminar. A análise evidencia, de forma integrada à conclusão final, que a fragilidade documental persiste e confirma a necessidade de aprimoramento dos controles preventivos e da segregação de custos.

c) Fragilidades na comunicação entre DIORE e área contábil – análise da manifestação: Embora a SUEXE reporte conferências cruzadas no momento da liquidação, a Auditoria constata que não existe protocolo formal de comunicação prévia à liquidação, que assegure análise integrada entre: execução física da obra, medições certificadas pelo fiscal, correspondência de documentação fiscal e registros contábeis. Essa comunicação, quando ocorre, mostra-se reativa (diversos contatos posteriores), em vez de proativa e sistematizada. Recomenda-se estabelecimento de fluxo documentado com pontos de conferência obrigatórios antes de cada liquidação, com matriz de responsabilidades clara.

d) Controles internos contábeis insuficientes para assegurar rastreabilidade – análise da manifestação: A análise demonstrou que, embora os registros sejam efetuados, carecem de controles adicionais que assegurem plenamente a rastreabilidade e a confiabilidade das informações. A inexistência de procedimentos formalizados de revisão de lançamentos e conciliação periódica entre execução contratual, medições e registros contábeis constitui oportunidade concreta para fortalecimento do controle interno. Recomenda-se que a DICIN (Divisão de Controle Interno) seja acionada para o acompanhamento específico desses processos.

5.1.3 Achados
Em análise realizada com manifestação apresentada por esta auditoria constatou-se:
a)	Ausência de detalhamento nas notas fiscais (NFS-e nº 4 e NF-e nº 1124) quanto aos gastos de mão de obra e de materiais, prejudicando a transparência, a rastreabilidade contábil e a segurança na liquidação de despesas, bem como impedindo a correta apuração de obrigações tributárias como o ISS;
b)	Fragilidades nos fluxos de comunicação entre a Divisão de Execução de Obras e Reformas (DIORE) e a área contábil, com ausência de conferência cruzada prévia à liquidação das despesas, ocasionando comunicações reativas em vez de sistematizadas e integradas;
c)	Procedimentos de registro contábil carecem de controles adicionais formalizados, tais como revisão interna de lançamentos e conciliação periódica entre execução física, medições certificadas e registros contábeis, comprometendo plenamente a rastreabilidade e a confiabilidade das informações patrimoniais;
d)	Ausência de mecanismos formais de conferência documental no momento da recepção de notas fiscais, impactando negativamente no controle preventivo e gerando retrabalho administrativo.

6.	RECOMENDAÇÕES

Diante dos achados enfatizados, esta Divisão de Auditoria Interna - DIVAI vem propor as seguintes recomendações:
a)	À área contábil (DICON/DICIN): implementar procedimentos formalizados de revisão interna dos lançamentos, bem como conciliação periódica entre medições, notas fiscais e registros contábeis, de modo a fortalecer a rastreabilidade, a confiabilidade das informações e a aderência aos princípios contábeis vigentes;
b)	À SEGOF: estabelecer “checklist” formal para a conferência documental na recepção de notas fiscais, abrangendo elementos essenciais de verificação (local de prestação, detalhamento de custos, retenções tributárias, compatibilidade com medições), como forma de fortalecer o controle preventivo, padronizar procedimentos e reduzir retrabalhos administrativos, estabelecendo um fluxograma detalhado das atividades;
c)	À SEGOF: padronizar os procedimentos de emissão e recebimento de notas fiscais, exigindo segregação clara e obrigatória entre custos de mão de obra, materiais e componentes de obra, com implementação de ‘checklist formal” de conferência documental prévia à contabilização;
d)	À SEGOF: estabelecer fluxo documentado com pontos de conferência obrigatórios antes de cada liquidação de despesa, envolvendo DIORE, área contábil e setor responsável, com matriz de responsabilidades clara definindo validação integrada de: execução física, medição certificada, documentação fiscal e conformidade contábil.

7.	CONCLUSÃO

Tendo sido abordados os tópicos elencados na Matriz de Planejamentos, necessários à realização da Auditoria, e sendo aplicada à legislação pertinente, temos o seguinte:

1)	Submetemos o presente relatório à apreciação da Presidência, para que seja tomado conhecimento das divergências consideradas relevantes pela Divisão de Auditoria Interna da AUDIN, referentes aos lançamentos contábeis, execução orçamentária e conformidade documental;
2)	Utilizando-se, fundamentalmente, das recomendações efetuadas no corpo deste Relatório Técnico, sejam tomadas as providências que Vossa Excelência achar cabíveis;
3)	Encaminhe a tomada de decisão à unidade auditada, para que esta a adote a partir do próximo ato procedimental de sua competência, de acordo com plano de trabalho a ser estabelecido pela respectiva unidade;
4)	Após o envio das decisões tomadas pela Presidência ao setor competente, que estas venham a ser comunicadas também à Assessoria de Auditoria Interna – AUDIN, para que possamos efetuar junto à unidade administrativa, o monitoramento da implementação das recomendações acatadas por Vossa Excelência.

Rio Branco - AC, 04 de dezembro de 2025.

Kaion Victtor Zaire Pascoal
Analista Judiciário

Raul Fernandes Silvério Júnior
Chefe da Divisão de Auditoria Interna

Rodrigo Roesler
Auditor Chefe da AUDIN